Drei Minuten für ein effektives Issue Management

  • Juniper Morton
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Projektmanager wissen, dass es nützlich ist, Probleme während eines Projekts zu verfolgen und zu verwalten. Das eigentliche Problem ist nicht, wie Probleme verfolgt werden sollen, sondern wie das Problemprotokoll während eines Projektprüfungsmeetings effektiv und effizient überprüft werden kann.

Eine Schlüsselbesprechung, die ich für alle meine Projekte durchführe, ist eine Besprechung zur Überprüfung von Problemen, Risiken und detaillierten Projektplänen. Ziel des Meetings ist es, die ganze Woche über einen formellen Kontaktpunkt zu haben, an dem wir den aktuellen Problemstatus überprüfen und die nächsten Schritte zur Lösung offener Probleme besprechen können. Das Meeting ist hilfreich, da es Teammitgliedern, die sich nicht immer am selben Ort befinden, ermöglicht, eine Verbindung herzustellen und Beiträge zu möglichen Auswirkungen oder Abhängigkeiten zu liefern.

Das Treffen ist für 60 Minuten angesetzt, wobei die erste Hälfte der Überprüfung des Problemprotokolls gewidmet ist. Die Mehrheit der Teammitglieder befindet sich in einem speziellen Konferenzraum mit viel Platz an der Wand, Steckdosenleisten und einem Projektor, um Desktops anzuzeigen und das Problemprotokoll gemeinsam zu nutzen.

Das Team hat alles, was es braucht, um produktiv zu sein. Stellen Sie sich also meine Überraschung vor, als der 30-minütige Tagesordnungspunkt, in dem 12 Themen schnell besprochen wurden, zu einer 90-minütigen Diskussion erweitert wurde. Die Beiträge des Teams zum Problemprotokoll waren wertvoll, obwohl mehrere Tangenten erstellt wurden, die mehr Diskussionen hervorriefen. Ein externer Beobachter würde sagen, dass der Projektmanager das Meeting nicht effektiv verwaltet. Ich bin mir jedoch sicher, dass die Leser sich auf die Ausweitung der Diskussionen und auf Fragen der Tangentenagenda beziehen können, die eine geplante Agenda ruinieren können.

Seit diesem Treffen habe ich eine neue praktische Lösung implementiert, die direkt vor mir lag - eine Küchenuhr. Dies ist ein Schreibtrick, den ich gelernt habe, um mich auf die Aufgabe zu konzentrieren. Sie sehen, wie viel Sie innerhalb einer Frist von 30 Minuten können. Dies sind die neuen Grundregeln, nach denen ich die Zeit und die Problemliste verwalte:

  1. Die Problemliste ist nach Priorität und Datum der nächsten Überprüfung sortiert, sodass sich das Projektteam auf die unmittelbaren Probleme konzentrieren kann, die sich auf das Projekt auswirken.
  2. Jede Ausgabe hat eine Diskussionsfrist von drei Minuten. Ich schlage vor, einen Küchentimer oder eine Stoppuhr zu verwenden, um die Zeit im Auge zu behalten.
  3. Die Teammitglieder müssen schnell und präzise eine Beschreibung des Problems, der laufenden Maßnahmen zur Behebung des Problems und der Stellen, an denen das Teammitglied Hilfe benötigt, mitteilen.
  4. Wenn das Teammitglied das Zeitlimit überschreitet, wird empfohlen, dass nach dem Meeting ein zusätzliches Gespräch stattfindet.

Dieser Ansatz hat dazu beigetragen, die Anzahl der tangentialen Diskussionen zu reduzieren und das Team auf den spezifischen Tagesordnungspunkt zu konzentrieren. Wenn Sie keine Küchenuhr verwenden möchten, verwenden Sie die Stoppuhrfunktion auf Ihrem iPhone oder laden Sie eine Stoppuhranwendung für Ihr Smartphone herunter.

Wenn Sie Ihre Erwartungen für das Besprechungstreffen klären, werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Tagesordnungspunkte schnell besprechen. Wenn Sie die Problemliste nach Priorität und nächstem Überprüfungsdatum sortieren, erhalten Sie eine sofortige Liste der Probleme, die behoben werden müssen, anstatt Probleme zu überprüfen, die sich später im Projekt auswirken.

Ein Scrum-basierter Ansatz mit einem täglichen Stand-up-Meeting hilft auch dabei, Probleme während der Woche zu kommunizieren. Die Verwaltung und Lösung von Problemen sollte die ganze Woche über erfolgen und nicht nur bei der formellen Besprechung zur Überprüfung von Problemen. Wenn Ihre Problemliste mehr als 10 offene Probleme enthält, sollten Sie die Diskussionszeit verkürzen, die Liste weiter priorisieren oder die Besprechungsdauer verlängern.

Ding!

Es mag irgendwie hokey erscheinen, einen Küchentimer zu einem Meeting mitzubringen, aber es wird helfen, die Diskussion auf Kurs zu halten. Ich würde lieber das Klingeln einer Küchenuhr oder das Glockenspiel eines iPhones hören, als eineinhalb Stunden damit zu verbringen, Probleme zu besprechen. Schließlich müssen wir Projekte umsetzen, und es gibt Zeiten, in denen Sie ein bisschen weniger reden und ein bisschen mehr Action brauchen.

Wenn Sie diesen Ansatz in Ihrem nächsten Meeting ausprobieren, teilen Sie mir mit, wie er abläuft.




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